E-Rechnungspflicht 2027: Was dein Unternehmen jetzt umstellen muss
Die E-Rechnungspflicht rückt näher: Ab 2027 müssen größere Unternehmen strukturierte Rechnungen ausstellen. Hier erfährst du Fristen, Formate, GoBD-Regeln und die typischen Fehler bei der Umstellung deiner Prozesse.
Die E-Rechnungspflicht verändert den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland grundlegend. Seit Januar 2025 musst du elektronische Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 müssen viele Unternehmen sie auch selbst ausstellen, ab 2028 gilt das für fast alle.
Für größere Betriebe bleiben damit nur noch wenige Wochen. Wer jetzt erst mit der Umstellung beginnt, muss Software, Prozesse und Archivierung parallel anpacken. Das ist machbar, aber nur mit einem klaren Plan.
Hier erfährst du, welche Fristen für dein Unternehmen gelten, welche Formate zulässig sind, wie du Eingang, Ausgang und Archiv GoBD-konform aufstellst und welche Fehler in der Praxis am häufigsten passieren.
Inhaltsverzeichnis
E-Rechnungspflicht auf einen Blick
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen, Rechnungen an andere inländische Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF-Datei oder ein eingescanntes Papier gilt nicht als E-Rechnung. Entscheidend ist ein maschinenlesbarer Datensatz, den Software ohne manuelles Abtippen verarbeiten kann.
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das den Paragrafen 14 des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst hat. Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen Unternehmen, den sogenannten B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt.
Wer von der E-Rechnungspflicht ausgenommen ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Kleinunternehmer im Sinne der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung beim Ausstellen, nicht aber beim Empfang
- Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen, für die ohnehin keine Rechnungspflicht besteht
- Rechnungen an Privatpersonen und an Unternehmen im Ausland
Die Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick
Der Gesetzgeber hat die Einführung gestaffelt. Die Übergangsregeln betreffen nur das Ausstellen. Beim Empfang gibt es seit dem 1. Januar 2025 keine Schonfrist mehr: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können.
| Stichtag | Was gilt | Wer betroffen ist |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen | Alle inländischen Unternehmen |
| Bis 31. Dezember 2026 | Papier und sonstige elektronische Rechnungen wie PDF weiter zulässig, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers | Alle Rechnungsaussteller |
| 1. Januar 2027 | Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr |
| Bis 31. Dezember 2027 | Sonstige Formate noch erlaubt, EDI-Verfahren mit Zustimmung | Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen | Alle inländischen Unternehmen |
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Vorjahres. Für 2027 kommt es also auf deine Umsätze im Jahr 2026 an. Ein Rechenbeispiel zeigt die Folgen:
- Ein Maschinenbaubetrieb erzielt 2026 einen Gesamtumsatz von 1,2 Millionen Euro. Er muss ab dem 1. Januar 2027 an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen.
- Eine Agentur kommt 2026 auf 650.000 Euro. Sie darf bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, muss ab 2028 aber ebenfalls umstellen.
Liegst du knapp an der Grenze, plane mit der strengeren Variante. Die endgültigen Jahreszahlen stehen oft erst im Frühjahr fest, die Pflicht gilt aber ab dem ersten Januartag. Stand der Rechtslage: Oktober 2026. Für die Einordnung deines Einzelfalls sprich mit deiner Steuerberatung.
Formate: XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, sondern einen Standard: Die Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Bildanteil. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wird auch im B2B-Verkehr breit genutzt. Menschen lesen sie über eine Visualisierung in der Buchhaltungssoftware oder einem Viewer.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei, in die ein XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Zulässig sind die Profile ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben enthalten.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Direkt als PDF |
| Rechtlich maßgeblich | XML-Datensatz | XML-Datensatz |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Auftraggeber, große Abnehmer | Mittelstand, gemischte Kundenstruktur |
Wichtig: Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil das Original. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt der Datensatz.
Daneben bleiben EDI-Verfahren zulässig, wenn sie die erforderlichen Angaben korrekt und vollständig in ein normkonformes Format überführen lassen. Für die Übermittlung schreibt der Gesetzgeber keinen Kanal vor. E-Mail, Kundenportal, Schnittstelle oder das Peppol-Netzwerk sind möglich. Stimme den Kanal mit deinen wichtigsten Geschäftspartnern ab, damit Rechnungen nicht im falschen Postfach landen.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Wer an Behörden liefert, kennt E-Rechnungen schon länger. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen, viele Länder und Kommunen haben nachgezogen. Hier brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers und musst die Rechnung meist über ein bestimmtes Rechnungsportal einreichen.
Hast du diese Prozesse bereits etabliert, kannst du darauf aufbauen. Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist dann vor allem eine Ausweitung auf weitere Kunden.
Prozesse umstellen: Eingang, Ausgang, Freigabe
Die E-Rechnungspflicht ist weniger ein IT-Projekt als ein Prozessprojekt. Wer nur ein Programm kauft, aber die Abläufe nicht anpasst, druckt am Ende die XML-Rechnung aus und tippt sie ab. Gehe deshalb in drei Schritten vor.
Rechnungseingang
Richte eine zentrale Eingangsadresse ein, etwa ein eigenes Postfach für Rechnungen, und teile sie deinen Lieferanten mit. Deine Software muss XRechnung und ZUGFeRD lesen, prüfen und visualisieren können. Idealerweise übernimmt sie die Daten direkt in die Kreditorenbuchhaltung, ordnet sie Bestellungen zu und startet den Freigabeworkflow.
Rechnungsausgang
Prüfe, ob dein ERP-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramm normkonforme E-Rechnungen erzeugen kann. Viele Anbieter haben entsprechende Module nachgerüstet, oft gegen Aufpreis. Pflege die Stammdaten deiner Kunden: vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gewünschter Empfangskanal und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID.
Freigabe und Buchung
Der größte Effizienzgewinn liegt im Eingang. Strukturierte Daten machen den automatischen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang möglich. Freigaben laufen digital, Fälligkeiten erscheinen sofort in deiner Liquiditätsplanung. Skontofristen verpasst du seltener, weil Rechnungen nicht mehr tagelang auf Schreibtischen liegen.
Kunden und Lieferanten einbinden
Die Umstellung gelingt nur, wenn beide Seiten mitspielen. Schreibe deine wichtigsten Kunden aktiv an und frage, über welchen Kanal und in welchem Format sie E-Rechnungen empfangen möchten. Manche Großkunden geben eigene Vorgaben oder Portale vor, die du kennen solltest, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Umgekehrt informierst du deine Lieferanten über deine zentrale Eingangsadresse und dein bevorzugtes Format. Ein kurzes, standardisiertes Schreiben reicht. Vereinbare mit Geschäftspartnern, die noch nicht umgestellt haben, bis wann sie liefern können. So erkennst du früh, wo Lücken entstehen, und kannst die E-Rechnungspflicht ohne Rechnungsstau zum Jahreswechsel umsetzen.
Halte die Absprachen schriftlich fest, insbesondere wenn du während der Übergangszeit noch PDF-Rechnungen akzeptierst. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür Voraussetzung.
Eine praxistaugliche Checkliste für die nächsten Wochen:
- Vorjahresumsatz prüfen und Stichtag für dein Unternehmen festlegen
- Bestandsaufnahme: Welche Systeme erzeugen heute Rechnungen, welche empfangen sie?
- Softwareanbieter nach E-Rechnungsfähigkeit und Kosten fragen
- Zentrale Eingangsadresse einrichten und Lieferanten informieren
- Kundenstammdaten und Empfangskanäle aktualisieren
- Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten austauschen
- Archivierung und Verfahrensdokumentation anpassen
- Mitarbeitende in Buchhaltung und Vertrieb schulen
Fahrplan: In zwölf Wochen startklar für die E-Rechnungspflicht
Für Unternehmen, die ab Januar 2027 betroffen sind, bleibt ab Oktober 2026 rund ein Quartal. Das reicht, wenn du die Arbeit sauber aufteilst und Verantwortliche benennst. Ein bewährter Ablauf sieht so aus:
| Zeitraum | Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Woche 1 bis 2 | Stichtag klären, Systeme und Rechnungsströme erfassen | Geschäftsführung, Buchhaltung |
| Woche 3 bis 4 | Softwareentscheidung, Angebote einholen, Budget freigeben | Geschäftsführung, IT |
| Woche 5 bis 8 | Einrichtung, Stammdatenpflege, Eingangsadresse kommunizieren | IT, Buchhaltung, Vertrieb |
| Woche 9 bis 10 | Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten | Buchhaltung |
| Woche 11 bis 12 | Archiv, Verfahrensdokumentation, Schulung, Go-live-Plan | Buchhaltung, Steuerberatung |
Plane einen Puffer ein. Softwareanbieter und Dienstleister sind zum Jahresende stark ausgelastet, weil viele Unternehmen gleichzeitig umstellen. Wer erst im Dezember anfragt, bekommt womöglich keinen Termin mehr vor dem Stichtag.
Kleinere Unternehmen unter der Umsatzgrenze sollten den Fahrplan nicht ins Jahr 2028 schieben. Sinnvoll ist ein Start im Laufe des Jahres 2027, damit die E-Rechnungspflicht zum Jahreswechsel nicht mit dem Jahresabschluss kollidiert.
GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen
Auch die Archivierung ändert sich. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD, musst du elektronische Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahren. Bei einer E-Rechnung ist das der strukturierte Datensatz, nicht ein Ausdruck und nicht nur die PDF-Ansicht.
Die wichtigsten Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Der Datensatz darf nach dem Eingang nicht mehr unbemerkt verändert werden. Ein revisionssicheres Archiv protokolliert jeden Zugriff.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss im Rahmen einer Außenprüfung auf die Daten zugreifen und sie auswerten können.
- Aufbewahrungsfrist: Rechnungen sind als Buchungsbelege derzeit acht Jahre aufzubewahren. Stand: Oktober 2026.
- Verfahrensdokumentation: Beschreibe, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
Speicherst du E-Rechnungen auf einem einfachen Netzlaufwerk oder im E-Mail-Postfach, erfüllst du diese Anforderungen in der Regel nicht. Plane deshalb ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Archivmodul deiner Buchhaltungssoftware ein. Denk dabei auch an den Datenschutz, denn Rechnungen enthalten oft personenbezogene Daten. Unsere DSGVO-Checkliste hilft dir, die Anforderungen sauber abzudecken.
Typische Fehler bei der E-Rechnungspflicht
In der Umstellung zeigen sich immer wieder dieselben Stolpersteine. Viele davon kosten nicht nur Zeit, sondern können auch den Vorsteuerabzug gefährden.
- PDF für E-Rechnung halten: Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Ab dem jeweiligen Stichtag gilt sie im B2B-Verkehr nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung.
- Nur die Ansicht prüfen: Bei ZUGFeRD kontrollieren viele nur das PDF. Maßgeblich ist aber der XML-Teil, der abweichen kann.
- Original nicht archivieren: Wer nur die Visualisierung ablegt, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten.
- Stammdaten vernachlässigen: Fehlende Pflichtangaben führen zu Validierungsfehlern und Rückläufern.
- Lieferanten nicht informieren: Ohne zentrale Eingangsadresse landen E-Rechnungen in persönlichen Postfächern und gehen unter.
- Gutschriften vergessen: Auch Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn fallen unter die E-Rechnungspflicht.
- Zu spät testen: Erst im Januar festzustellen, dass ein großer Kunde die Rechnungen nicht verarbeiten kann, kostet Liquidität.
Besonders heikel ist unter der E-Rechnungspflicht der Vorsteuerabzug. Erhältst du ab dem Stichtag deines Lieferanten eine Rechnung, die nicht den Anforderungen entspricht, fehlt dir unter Umständen ein ordnungsgemäßer Beleg. Prüfe deshalb eingehende Rechnungen systematisch und fordere bei Bedarf eine korrekte E-Rechnung an.
Was die Umstellung kostet und was sie bringt
Die Kosten für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht hängen stark von deiner Ausgangslage ab. Nutzt du bereits eine moderne Buchhaltungs- oder ERP-Software, reicht oft ein Update oder ein Zusatzmodul. Arbeitest du mit Insellösungen oder Textvorlagen, steht ein größerer Systemwechsel an.
Dem stehen spürbare Vorteile gegenüber: weniger manuelle Erfassung, weniger Tippfehler, schnellere Freigaben und ein klarer Überblick über offene Posten. Ein einfaches Rechenbeispiel mit Annahmen: Gehen bei dir 400 Rechnungen im Monat ein und sparst du pro Rechnung fünf Minuten für Erfassung und Prüfung, gewinnst du rund 33 Arbeitsstunden im Monat. Das entspricht fast einer Arbeitswoche, die deine Buchhaltung für Analyse und Forderungsmanagement nutzen kann.
Viele Unternehmen nutzen die E-Rechnungspflicht deshalb als Anlass, die gesamte Finanzbuchhaltung zu digitalisieren. Aktuelle Informationen und Anwendungsschreiben veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen.
Fazit: Die E-Rechnungspflicht als Digitalisierungschance
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht überraschend, aber für größere Unternehmen jetzt schnell. Ab dem 1. Januar 2027 musst du bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz strukturierte Rechnungen ausstellen, ab 2028 betrifft es alle. Den Empfang musst du ohnehin schon heute beherrschen.
Deine nächsten Schritte:
- Kläre in dieser Woche, welcher Stichtag für dich gilt.
- Lass dir von deinem Softwareanbieter schriftlich bestätigen, welche Formate das System erzeugt und liest.
- Tausche bis Mitte Dezember Testrechnungen mit deinen fünf wichtigsten Kunden und Lieferanten aus.
- Passe Archiv und Verfahrensdokumentation an, bevor die erste echte E-Rechnung rausgeht.
Wer die Umstellung als Prozessprojekt versteht, spart am Ende Zeit und Geld. Wer sie aufschiebt, riskiert Zahlungsverzögerungen und Ärger mit dem Finanzamt.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Liegst du darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist eine sonstige elektronische Rechnung und keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. PDF-Rechnungen sind nur noch während der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Welches Format sollte ich wählen, XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. ZUGFeRD eignet sich, wenn deine Kunden unterschiedlich weit digitalisiert sind, weil sie eine lesbare PDF-Ansicht erhalten. XRechnung ist Standard bei öffentlichen Auftraggebern und vielen großen Abnehmern. Wichtig ist, dass deine Software beide Formate empfangen und lesen kann.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind als Buchungsbelege derzeit acht Jahre aufzubewahren, Stand Oktober 2026. Archivieren musst du den strukturierten Datensatz im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein einfacher Ordner auf dem Server oder das E-Mail-Postfach reichen dafür in der Regel nicht aus, ein revisionssicheres Archiv ist die sichere Lösung.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Auch bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen fallen nicht darunter. Für Sonderfälle lohnt sich ein kurzer Abgleich mit deiner Steuerberatung, denn Details können sich durch neue Verwaltungsanweisungen ändern.
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