Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen

Die Arbeitszeiterfassung ist in deutschen Unternehmen keine Kür mehr. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Trotzdem arbeiten viele Betriebe im Mittelstand weiter mit Excel-Listen, losen Stundenzetteln oder ganz ohne Dokumentation.

Das Problem: Ein Gesetz, das alle Details regelt, fehlt bis heute. Du musst also eine Pflicht umsetzen, deren genaue Form der Gesetzgeber noch nicht abschließend festgelegt hat. Dieser Leitfaden zeigt dir, was rechtlich bereits gilt, welche Systeme sich eignen und wie du Vertrauensarbeitszeit, Betriebsrat und Datenschutz unter einen Hut bekommst.

Der Beitrag gibt den Stand Oktober 2026 wieder. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft dir aber, die richtigen Fragen zu stellen.

Arbeitszeiterfassung auf einen Blick

Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentierst. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, umfasst Überstunden und lässt dir bei der Form derzeit noch Spielraum.

Die wichtigsten Punkte kompakt:

• Die Pflicht besteht bereits heute, nicht erst mit einem neuen Gesetz.
• Sie gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, auch in Teilzeit, im Homeoffice und im Außendienst.
• Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sind nach überwiegender Auffassung ausgenommen.
• Eine bestimmte Form ist aktuell nicht vorgeschrieben. Papier ist nicht verboten, eine elektronische Lösung ist aber praktikabler und zukunftssicher.
• Du darfst die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibst aber verantwortlich.

Die rechtliche Grundlage: EuGH, BAG und Gesetzgeber

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019

Den Stein ins Rollen brachte der Europäische Gerichtshof. In der Rechtssache C-55/18 klagte eine spanische Gewerkschaft gegen eine Bank, die keine systematische Arbeitszeiterfassung eingeführt hatte. Der EuGH entschied: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem sich die täglich geleistete Arbeitszeit messen lässt.

Die Begründung ist einfach. Ohne Erfassung lassen sich die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten aus der europäischen Arbeitszeitrichtlinie nicht wirksam kontrollieren. Beschäftigte hätten bei Streit über Überstunden kaum eine Chance, ihre Ansprüche zu belegen.

Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022

In Deutschland warteten viele zunächst auf den Gesetzgeber. Das Bundesarbeitsgericht kam ihm zuvor. In einem Verfahren, in dem ein Betriebsrat eigentlich die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung erzwingen wollte (Az. 1 ABR 22/21), stellte das Gericht klar: Die Pflicht ergibt sich bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, wenn man die Vorschrift unionsrechtskonform auslegt.

Die Folge ist bemerkenswert. Weil der Arbeitgeber ohnehin gesetzlich verpflichtet ist, hat der Betriebsrat beim Ob der Einführung kein Initiativrecht. Beim Wie, also bei der konkreten Ausgestaltung des Systems, redet er dagegen mit.

Stand der Gesetzgebung: noch offen

Das Bundesarbeitsministerium hat im April 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sah unter anderem eine elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung, Übergangsfristen für kleinere Betriebe und Abweichungsmöglichkeiten per Tarifvertrag vor. Beschlossen wurde dieser Entwurf nicht.

Auch die aktuelle Bundesregierung hat angekündigt, die Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln und kleinen und mittleren Unternehmen Übergangsfristen einzuräumen. Ob, wann und in welcher Form ein Gesetz kommt, ist zum Stand Oktober 2026 offen. Verfolge die Entwicklung regelmäßig, etwa über die Seiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Bis dahin gilt die Pflicht aus der BAG-Rechtsprechung.

Was bei der Arbeitszeiterfassung erfasst werden muss

Das BAG verlangt ein System, das Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden festhält. Nur eine Tagessumme einzutragen, reicht nach überwiegender Ansicht nicht aus. Die folgende Übersicht zeigt, was Pflicht ist und was sich zusätzlich empfiehlt.

Angabe	Pflicht?	Praxis-Hinweis
Beginn der Arbeitszeit	Ja	Täglich und möglichst zeitnah erfassen
Ende der Arbeitszeit	Ja	Auch bei mobiler Arbeit und Dienstreisen
Dauer inklusive Überstunden	Ja	Ergibt sich aus Beginn und Ende
Pausen	Empfohlen	Belegt die Einhaltung von § 4 ArbZG
Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen	Indirekt	Elf Stunden nach § 5 ArbZG müssen prüfbar sein
Urlaub und Krankheit	Nicht nach ArbSchG	Sinnvoll für Lohnabrechnung und Planung

Wer erfasst: Delegation ist erlaubt

Die Pflicht trifft dich als Arbeitgeber. Du darfst die Aufzeichnung aber an deine Beschäftigten übertragen, zum Beispiel per App, Browser oder Terminal. Die Verantwortung bleibt trotzdem bei dir.

Das heißt konkret: Du musst das System bereitstellen, die Nutzung anordnen und kontrollieren, ob die Daten plausibel sind. Regelmäßige Stichproben und klare schriftliche Regeln gehören deshalb zu jeder sauberen Lösung.

Aufzeichnungspflichten, die schon länger gelten

Einige Dokumentationspflichten bestanden schon vor dem BAG-Beschluss. Sie gelten unverändert weiter:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, musst du aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Den Wortlaut findest du im Arbeitszeitgesetz.
• § 17 MiLoG: Für Minijobber und Beschäftigte in Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, sind Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags zu notieren und zwei Jahre aufzubewahren.
• Verstöße: Gegen die genannten Spezialpflichten drohen Bußgelder. Bei der allgemeinen Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz kann die Aufsichtsbehörde zunächst eine Anordnung erlassen. Wer diese ignoriert, riskiert ebenfalls ein Bußgeld.

Systeme zur Arbeitszeiterfassung im Vergleich

Welches System passt, hängt von Betriebsgröße, Arbeitsorten und vorhandener Software ab. Eine Produktionshalle mit Schichtbetrieb braucht andere Lösungen als eine Agentur mit Homeoffice-Quote. Die Tabelle gibt dir einen Überblick über die gängigen Varianten.

System	Vorteile	Nachteile	Geeignet für
Stundenzettel auf Papier	Keine Technik, sofort startklar	Fehleranfällig, kaum auswertbar, hoher Archivaufwand	Übergangslösung in Kleinstbetrieben
Tabellenkalkulation	Günstig, flexibel anpassbar	Leicht manipulierbar, keine Änderungshistorie	Sehr kleine Teams mit festen Zeiten
Terminal mit Chip oder Karte	Robust, schnell, klare Stempelzeiten	Ortsgebunden, Anschaffungskosten	Produktion, Handel, Schichtbetrieb
App oder Cloud-Software	Mobil, automatische Auswertungen, Schnittstellen	Laufende Lizenzkosten, Datenschutzprüfung nötig	Büro, Homeoffice, Außendienst
Modul in vorhandener Software	Keine Doppelpflege, Projektzeiten inklusive	Funktionsumfang oft begrenzt	Betriebe mit ERP- oder Projektsoftware

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

• Manipulationsschutz: Nachträgliche Änderungen sollten protokolliert und begründet werden.
• Mobile Nutzung: Wer im Homeoffice oder beim Kunden arbeitet, muss ebenso einfach erfassen können wie im Büro.
• Automatische Prüfungen: Gute Systeme warnen bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder Unterschreitung der Ruhezeit.
• Schnittstellen: Eine Anbindung an die Lohnbuchhaltung spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.
• Datenschutz: Serverstandort in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein klares Rollen- und Rechtekonzept.
• Kosten: Vergleiche Preise pro Nutzer und Monat sowie Einrichtungsgebühren.

Rechenbeispiel: Lohnt sich Software?

Angenommen, du beschäftigst 25 Personen und eine Cloud-Lösung kostet 4 Euro pro Nutzer und Monat. Das sind 100 Euro monatlich oder 1.200 Euro im Jahr. Die Werte sind Beispielannahmen, reale Preise variieren deutlich.

Dem steht der Aufwand einer manuellen Lösung gegenüber. Braucht deine Personalabteilung pro Monat nur zwei Tage für das Einsammeln, Prüfen und Übertragen von Stundenzetteln, übersteigen diese internen Kosten die Lizenzgebühr schnell. Hinzu kommt ein Faktor, der sich schwer beziffern lässt: Im Streit über Überstunden hast du belastbare Daten statt handschriftlicher Notizen.

Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung: kein Widerspruch

Viele Führungskräfte fürchten, dass die Erfassungspflicht das Ende flexibler Modelle bedeutet. Das stimmt nicht. Vertrauensarbeitszeit heißt, dass du darauf verzichtest zu kontrollieren, wann und wie lange jemand arbeitet, solange die Ergebnisse stimmen. Was wegfällt, ist lediglich der Verzicht auf jede Dokumentation.

In der Praxis gestalten deine Beschäftigten ihre Zeit weiter selbst, erfassen sie aber. Du schaust nicht täglich auf Stempelzeiten, sondern prüfst in festen Abständen, ob gesetzliche Grenzen eingehalten werden. So sieht ein schlankes Modell aus:

• Beschäftigte tragen Beginn, Ende und Pausen selbst in eine App ein.
• Das System meldet automatisch kritische Werte, etwa mehr als zehn Stunden an einem Tag.
• Führungskräfte sehen nur Auffälligkeiten, nicht jede einzelne Buchung.
• Ein Monatsbericht dient als Grundlage für Gespräche über Arbeitslast.

Ein Nebeneffekt wird oft unterschätzt: Saubere Zeitdaten zeigen dir, wo Teams dauerhaft überlastet sind. Wer über neue Modelle wie die Vier-Tage-Woche im Mittelstand nachdenkt, braucht genau diese Daten, um Piloten fair zu bewerten.

Mitbestimmung und Datenschutz

Was der Betriebsrat mitbestimmt

Gibt es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat, kommst du an ihm nicht vorbei. Elektronische Systeme sind in aller Regel technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Damit greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Über das Ob der Erfassung entscheidest du wegen der gesetzlichen Pflicht nicht mit dem Betriebsrat. Über das Wie schließt du idealerweise eine Betriebsvereinbarung. Sie sollte mindestens diese Punkte regeln:

• Welches System genutzt wird und welche Daten es speichert.
• Wer auf welche Daten zugreifen darf.
• Ob und wie Korrekturen möglich sind und wer sie freigibt.
• Dass die Daten nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ausgewertet werden, soweit das nicht ausdrücklich vereinbart ist.
• Wie lange die Daten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.

Ohne Betriebsrat solltest du die Regeln trotzdem schriftlich festhalten, zum Beispiel in einer Arbeitsanweisung. Das schafft Klarheit und Akzeptanz im Team.

Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Weil die Erfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, kannst du dich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO stützen, also die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Das gilt aber nur für die Daten, die du dafür wirklich brauchst.

• Datensparsamkeit: Eine dauerhafte GPS-Ortung ist für die Arbeitszeiterfassung nicht erforderlich und rechtlich heikel.
• Biometrie: Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung betrifft besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Die Hürden sind hoch, Chip oder PIN reichen meist aus.
• Information: Informiere deine Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.
• Dienstleister: Für Cloud-Software brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Löschung: Lösche Daten, sobald Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und kein anderer Zweck mehr besteht.

Die Arbeitszeiterfassung ist damit ein klassischer Baustein deines Datenschutzmanagements. Wie du die übrigen Pflichten strukturiert abarbeitest, zeigt unsere DSGVO-Checkliste für Unternehmen.

In sechs Schritten zur rechtssicheren Arbeitszeiterfassung

1. Bestandsaufnahme: Kläre, wie heute erfasst wird, wo Lücken bestehen und welche Gruppen besonders betroffen sind, etwa Außendienst oder Homeoffice.
2. Anforderungen definieren: Lege fest, welche Daten erfasst werden, welche Auswertungen du brauchst und welche Schnittstellen nötig sind.
3. System auswählen: Teste zwei oder drei Lösungen mit einer kleinen Pilotgruppe, bevor du dich festlegst.
4. Betriebsrat und Datenschutz einbinden: Beteilige beide früh. Das spart späte Nachverhandlungen.
5. Regeln kommunizieren: Erkläre deinem Team, warum erfasst wird und was mit den Daten passiert. Transparenz senkt Widerstand.
6. Kontrollieren und nachsteuern: Prüfe in den ersten Monaten regelmäßig Vollständigkeit und Plausibilität der Daten.

Rechne für ein mittelständisches Unternehmen mit einigen Wochen von der Auswahl bis zum Regelbetrieb. Verhandlungen mit dem Betriebsrat können diesen Zeitraum verlängern.

Fazit: Handeln statt auf das Gesetz warten

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit 2022, auch wenn der Gesetzgeber die Details noch nicht geregelt hat. Wer abwartet, riskiert Ärger mit der Aufsichtsbehörde und schwache Karten im Streit über Überstunden. Wer jetzt umstellt, gewinnt Klarheit über Arbeitslast und Kapazitäten.

Setze auf eine digitale Lösung, die mobil funktioniert, Änderungen protokolliert und sich an ein späteres Gesetz anpassen lässt. Kombiniere sie mit Vertrauensarbeitszeit, wenn das zu deiner Kultur passt. Transparente Regeln zur Arbeitszeit sind zudem ein starkes Argument im Employer Branding, weil Bewerberinnen und Bewerber faire Bedingungen erkennen.

Dein nächster Schritt: Starte diese Woche mit der Bestandsaufnahme und lege einen Termin für die Systemauswahl fest. Bei offenen Rechtsfragen hilft dir eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Ist die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen Pflicht?

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 folgt die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Auch Kleinbetriebe müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Erleichterungen für kleine Unternehmen könnte erst ein künftiges Gesetz bringen, dessen Inhalt zum Stand Oktober 2026 noch offen ist.

Welche Daten muss ich bei der Arbeitszeiterfassung aufzeichnen?

Erfasse für jeden Arbeitstag Beginn und Ende der Arbeitszeit und damit die Dauer einschließlich Überstunden. Pausen solltest du ebenfalls dokumentieren, weil du sonst die Einhaltung der Pausenregeln nach § 4 ArbZG kaum nachweisen kannst. Bewahre die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf, wie es § 16 ArbZG für Mehrarbeit ohnehin vorschreibt.

Darf ich die Arbeitszeit noch auf Papier erfassen?

Derzeit schreibt kein Gesetz eine bestimmte Form vor. Stundenzettel sind daher nicht verboten, solange sie vollständig, zeitnah und verlässlich geführt werden. In der Praxis ist Papier aber fehleranfällig und aufwendig auszuwerten. Da eine künftige Regelung voraussichtlich eine elektronische Erfassung vorsehen wird, lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung schon jetzt.

Wie passt Vertrauensarbeitszeit zur Arbeitszeiterfassung?

Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt. Deine Beschäftigten bestimmen weiterhin selbst, wann sie arbeiten, und du verzichtest auf eine tägliche Kontrolle. Neu ist nur, dass die Zeiten trotzdem dokumentiert werden. Du kannst die Erfassung an die Beschäftigten delegieren und solltest regelmäßig prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Wer ist von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen?

Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz und werden nach überwiegender Auffassung auch von der Erfassungspflicht nicht erfasst. Für Geschäftsführer ohne Arbeitnehmerstatus gilt sie ebenfalls nicht. Alle übrigen Beschäftigten, auch in Teilzeit, im Homeoffice oder im Außendienst, musst du einbeziehen.

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