Kilometerpauschale Dienstreise: 30 Cent richtig nutzen und abrechnen

Du fährst mit dem privaten Auto zum Kunden, zur Messe oder zur Baustelle und fragst dich, wie viel du dafür ansetzen darfst? Die Kilometerpauschale Dienstreise beantwortet genau diese Frage: 30 Cent für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer, ohne Einzelbelege für Sprit, Versicherung oder Werkstatt.

Klingt simpel, ist es im Kern auch. In der Praxis verschenken trotzdem viele Arbeitnehmer, Selbstständige und Geschäftsführer Geld, weil sie Dienstreise und Arbeitsweg verwechseln, Rückfahrten vergessen oder Nebenkosten nicht abrechnen. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die Pauschale korrekt nutzt, was der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf und wie eine prüfungssichere Abrechnung aussieht.

Kilometerpauschale Dienstreise auf einen Blick

Die Kilometerpauschale Dienstreise ist ein gesetzlich festgelegter Satz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem Pkw (0,20 Euro mit Motorrad oder Motorroller). Sie gilt für beruflich veranlasste Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte, zählt Hin- und Rückweg und deckt alle laufenden und festen Fahrzeugkosten pauschal ab. Grundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG.

Die Sätze im Überblick (Stand: Oktober 2026):

Fahrzeug	Pauschale je gefahrenem km	Hinweis
Pkw	0,30 Euro	Hin- und Rückfahrt zählen
Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa	0,20 Euro	gleiche Logik wie beim Pkw
Fahrrad, E-Bike ohne Kennzeichen	keine Pauschale	tatsächliche Kosten nachweisen
Firmenwagen	keine Pauschale	Kosten trägt bereits das Unternehmen

Dienstreise oder Arbeitsweg: Der entscheidende Unterschied

Bevor du rechnest, klärst du die wichtigste Frage: Ist die Fahrt überhaupt eine Dienstreise? Steuerlich heißt das beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Du bist außerhalb deiner Wohnung und außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich unterwegs.

Was ist die erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der Betrieb, dem dich dein Arbeitgeber dauerhaft zuordnet. Fehlt eine solche Zuordnung, zählt der Ort, an dem du arbeitstäglich, zwei volle Arbeitstage pro Woche oder ein Drittel deiner Arbeitszeit tätig bist. Jeder Arbeitnehmer hat höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, manche haben gar keine, etwa Außendienstler ohne festen Betriebssitz.

Entfernungspauschale versus Reisekosten

Für den täglichen Weg von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale, umgangssprachlich Pendlerpauschale. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt sie einheitlich 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer, allerdings nur für die einfache Strecke. Die Kilometerpauschale Dienstreise dagegen bringt dir 0,30 Euro für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückweg.

Kriterium	Entfernungspauschale	Kilometerpauschale Dienstreise
Anlass	Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte	Auswärtstätigkeit, Kundentermin, Messe
Satz	0,38 Euro je Entfernungskilometer	0,30 Euro je gefahrenem Kilometer
Berechnung	nur einfache Strecke	Hin- und Rückfahrt
Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber	nein (nur Pauschalversteuerung möglich)	ja, bis 0,30 Euro je km
Verkehrsmittel	unabhängig vom Verkehrsmittel	nur eigenes Fahrzeug

Ein Rechenbeispiel zeigt den Unterschied: Du fährst 40 Kilometer zum Kunden und zurück, also 80 Kilometer. Als Dienstreise sind das 24 Euro. Wäre derselbe Ort deine erste Tätigkeitsstätte, kämst du über die Entfernungspauschale nur auf 15,20 Euro (40 km × 0,38 Euro).

Sonderfälle: Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Ordnet dein Arbeitgeber an, dass du dich dauerhaft an einem festen Treffpunkt einfindest, etwa am Betriebshof, von dem aus der Bus zur Baustelle fährt, gilt für diesen Weg die Entfernungspauschale. Dasselbe gilt für die Fahrt bis zum nächstgelegenen Zugang eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets, etwa eines Hafengeländes oder Forstreviers. Alle Fahrten danach sind wieder Reisekosten.

Wer die Kilometerpauschale nutzen darf

Die Kilometerpauschale Dienstreise steht nicht nur Angestellten zu. Je nach Rolle nutzt du sie auf unterschiedlichen Wegen:

• Arbeitnehmer: Du setzt die Fahrtkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung an, soweit dein Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet hat.
• Arbeitgeber: Du erstattest deinen Beschäftigten bis zu 0,30 Euro je Kilometer steuer- und sozialversicherungsfrei nach § 3 Nr. 16 EStG.
• Selbstständige und Freiberufler: Nutzt du ein Fahrzeug aus dem Privatvermögen für betriebliche Fahrten, darfst du 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe abziehen.
• Gesellschafter-Geschäftsführer: Als Angestellter deiner GmbH kannst du dir die Pauschale wie jeder Arbeitnehmer steuerfrei erstatten lassen, wenn der Pkw dir privat gehört.

Wichtig für Arbeitnehmer: Werbungskosten wirken sich nur aus, wenn sie zusammen mit anderen Kosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro im Jahr übersteigen. Wer viel unterwegs ist, knackt diese Schwelle allerdings schnell.

Selbstständige: Pauschale als Betriebsausgabe

Gehört das Auto zu deinem Privatvermögen, buchst du jede betriebliche Fahrt mit 0,30 Euro je Kilometer als Betriebsausgabe. Ein Fahrtenbuch brauchst du dafür nicht, wohl aber eine nachvollziehbare Aufstellung der Fahrten. Nutzt du das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich, gehört es zwingend ins Betriebsvermögen. Dann setzt du die tatsächlichen Kosten an und versteuerst die private Nutzung gesondert, etwa per Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch.

Gerade in den ersten Jahren nach der Gründung lohnt es sich, diese Frage früh mit der Steuerberatung zu klären. Die Entscheidung bestimmt, wie du Fahrtkosten erfasst, und lässt sich nicht beliebig hin- und herschieben.

Was die 30 Cent abdecken und was nicht

Die Kilometerpauschale Dienstreise ist eine Abgeltungspauschale. Mit ihr sind alle gewöhnlichen Kosten des Fahrzeugs erledigt. Du darfst diese Posten also nicht zusätzlich ansetzen.

Abgegolten sind

• Kraftstoff oder Ladestrom
• Abschreibung beziehungsweise Wertverlust des Fahrzeugs
• Kfz-Steuer, Haftpflicht- und Kaskoversicherung
• Wartung, Inspektion, Reifen und Reparaturen durch Verschleiß
• Finanzierungskosten wie Kreditzinsen oder Leasingraten

Zusätzlich absetzbar sind

• Parkgebühren am Zielort, am Flughafen oder am Bahnhof
• Maut, Vignetten und Fährkosten
• Unfallkosten auf einer Dienstreise, soweit keine Versicherung zahlt
• Kosten für einen Abschleppdienst nach einer Panne unterwegs

Bußgelder und Verwarnungsgelder sind dagegen nie abziehbar, auch nicht, wenn der Termin drängte. Übernimmt der Arbeitgeber sie, entsteht in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Mitfahrer bringen keinen Zuschlag

Nimmst du Kolleginnen oder Kollegen mit, erhöht sich die Kilometerpauschale Dienstreise nicht. Die früher übliche Mitnahmeentschädigung gibt es steuerlich nicht mehr. Ein Arbeitgeber darf zwar mehr zahlen, der Mehrbetrag ist dann aber steuerpflichtiger Arbeitslohn.

So rechnest du die Kilometerpauschale Dienstreise richtig ab

Die Rechnung für die Kilometerpauschale Dienstreise ist einfach: gefahrene Kilometer mal 0,30 Euro. Fehler entstehen bei der Erfassung. Gehe deshalb bei jeder Fahrt nach demselben Schema vor.

1. Startpunkt festhalten: Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte. Startest du zu Hause, zählt die gesamte Strecke ab der Haustür.
2. Ziel und Anlass notieren: Name des Kunden oder Veranstaltung, Ort, kurzer Zweck.
3. Kilometer erfassen: Tachostand oder Routenplaner, jeweils für Hin- und Rückfahrt. Umwege nur, wenn sie beruflich bedingt sind.
4. Datum und Dauer dokumentieren: Die Abwesenheitszeit brauchst du zusätzlich für die Verpflegungspauschale.
5. Nebenkosten belegen: Parkschein, Mautquittung und Fährticket der Abrechnung beifügen.

Rechenbeispiel aus dem Mittelstand

Eine Vertriebsleiterin fährt mit ihrem privaten Pkw von zu Hause zu einem Kunden in 120 Kilometern Entfernung und abends zurück. Sie ist elf Stunden unterwegs und zahlt 12 Euro Parkgebühren.

• Fahrtkosten: 240 km × 0,30 Euro = 72,00 Euro
• Parkgebühren: 12,00 Euro
• Verpflegungsmehraufwand bei mehr als acht Stunden Abwesenheit: 14,00 Euro
• Summe steuerfrei erstattbar: 98,00 Euro

Fährt sie 25 solcher Termine im Jahr, summieren sich allein die Fahrtkosten auf 1.800 Euro. Das zeigt, warum eine saubere Erfassung bares Geld wert ist. Details zu den Tagessätzen liest du in unserem Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen.

Mehrere Termine an einem Tag

Besuchst du an einem Tag mehrere Kunden nacheinander, rechnest du die gesamte Route ab: von zu Hause oder dem Betrieb zum ersten Kunden, weiter zum zweiten und am Ende zurück. Fährst du morgens zuerst ins Büro und erst von dort zum Kunden, fällt nur der Weg von zu Hause ins Büro unter die Entfernungspauschale. Alle Kilometer ab dem Büro sind Reisekosten.

Praktisch bedeutet das: Notiere jede Etappe einzeln. So kann die Buchhaltung nachvollziehen, welche Kilometer Reisekosten sind und welche zum Arbeitsweg gehören.

Mehr als 30 Cent erstatten?

Arbeitgeber können über die Kilometerpauschale Dienstreise hinaus freiwillig mehr zahlen, etwa 0,35 oder 0,40 Euro, um die tatsächlich höheren Kosten eines Fahrzeugs auszugleichen. Steuerfrei bleibt aber nur der gesetzliche Satz. Der Rest ist Arbeitslohn und landet über die Lohnabrechnung in der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Viele Betriebe bleiben deshalb bewusst bei 0,30 Euro und regeln das in einer Reisekostenrichtlinie.

Alternative: Tatsächliche Kosten statt Pauschale

Statt der Kilometerpauschale Dienstreise darfst du auch einen individuellen Kilometersatz ansetzen. Dafür ermittelst du die Gesamtkosten deines Fahrzeugs über einen Zeitraum von zwölf Monaten und teilst sie durch die insgesamt gefahrenen Kilometer, privat und beruflich.

Ein Beispiel: Dein Fahrzeug verursacht im Jahr 9.000 Euro Kosten (Abschreibung, Versicherung, Steuer, Kraftstoff, Wartung) bei 20.000 gefahrenen Kilometern. Dein individueller Satz liegt dann bei 0,45 Euro. Bei 6.000 Dienstkilometern sind das 2.700 Euro statt 1.800 Euro mit der Pauschale.

Der Haken ist der Aufwand. Du brauchst alle Belege und eine verlässliche Aufzeichnung der Gesamtkilometer. Der Einzelnachweis lohnt sich daher vor allem bei:

• neuen, hochpreisigen Fahrzeugen mit hoher Abschreibung
• geringer Gesamtfahrleistung bei hohen Fixkosten
• Fahrzeugen mit hohem Verbrauch oder teurer Versicherung

Den einmal ermittelten Satz darfst du so lange weiterverwenden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, etwa nach Ende der Abschreibung oder einem Fahrzeugwechsel.

Praxis: Fehler vermeiden und Sonderfälle lösen

In Betriebsprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen tauchen immer wieder dieselben Schwachstellen auf. Mit dieser Checkliste schließt du sie:

• Arbeitsweg als Dienstreise abgerechnet: Die tägliche Fahrt ins Büro ist keine Dienstreise, auch nicht mit Laptop im Kofferraum.
• Doppelte Erstattung: Hat der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, darfst du dieselben Kilometer nicht zusätzlich als Werbungskosten angeben.
• Firmenwagen mit Pauschale: Für einen Dienstwagen gibt es keine Kilometerpauschale Dienstreise. Wie die private Nutzung versteuert wird, erklärt unser Beitrag Dienstwagen versteuern.
• Fehlender Anlass: Eine Liste mit Kilometern ohne Ziel und Zweck reicht dem Prüfer nicht.
• Gerundete Pauschalstrecken: Wer jede Fahrt mit glatten 100 Kilometern ansetzt, macht sich verdächtig. Nutze echte Werte.

Was der Arbeitgeber aufbewahren sollte

Steuerfreie Reisekostenerstattungen gehören zum Lohnkonto. Bewahre die Reisekostenabrechnungen deshalb mit Datum, Ziel, Anlass, Kilometern und Belegen auf. Ein digitales Reisekostentool erleichtert das, ersetzt aber nicht die Plausibilitätsprüfung durch die Buchhaltung.

Elektroauto, Leasing, Carsharing

Auch bei neuen Mobilitätsformen bleibt die Logik gleich. Entscheidend ist, wem das Fahrzeug zugerechnet wird und wer die Kosten trägt.

• Privates Elektroauto: Die Kilometerpauschale Dienstreise von 0,30 Euro gilt unverändert. Den Ladestrom deckt sie bereits ab.
• Privat geleaster Pkw: Leasingraten sind abgegolten. Die Pauschale steht dir trotzdem voll zu.
• Carsharing oder Mietwagen: Hier setzt du keine Pauschale an, sondern die tatsächlichen Miet- und Tankkosten laut Beleg.
• Fahrrad und Pedelec: Eine Kilometerpauschale gibt es nicht. Absetzbar sind nur nachgewiesene anteilige Kosten.
• Fahrten ins Ausland: Die 30 Cent gelten auch für Kilometer jenseits der Grenze. Nur die Verpflegungspauschalen unterscheiden sich je nach Land.

Der Gesetzestext zu den Reisekosten steht frei zugänglich in § 9 Einkommensteuergesetz. Ergänzende Verwaltungsanweisungen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen.

Reisekostenrichtlinie für den Betrieb

Gerade in wachsenden Unternehmen lohnt eine kurze, klare Reisekostenrichtlinie. Sie spart Diskussionen und sorgt dafür, dass jede Abrechnung gleich behandelt wird. Diese Punkte gehören hinein:

1. Erstattungssatz je Kilometer, in der Regel 0,30 Euro
2. Wann Bahn, Mietwagen oder Privatwagen zu wählen ist
3. Pflichtangaben jeder Abrechnung und Einreichungsfrist
4. Umgang mit Parkgebühren, Maut und Unfallschäden
5. Freigabeprozess und digitales Tool

Plane die Reisekosten zudem in deiner Liquiditätsplanung ein. Vertriebsintensive Betriebe unterschätzen oft, wie stark sich steigende Fahrleistungen auf den Monatsabschluss auswirken.

Fazit: 30 Cent, die sich summieren

Die Kilometerpauschale Dienstreise ist eines der einfachsten Instrumente im Steuerrecht. Entscheidend ist, die Fahrt richtig einzuordnen: Auswärtstätigkeit statt Arbeitsweg, Hin- und Rückfahrt statt einfacher Strecke, Nebenkosten zusätzlich statt vergessen.

Deine nächsten Schritte: Prüfe deine Fahrten der letzten Monate auf fehlende Kilometer, führe eine einfache Vorlage mit Datum, Ziel, Anlass und Strecke ein und rechne einmal durch, ob sich ein individueller Kilometersatz lohnt. Als Arbeitgeber verankerst du die Regeln in einer Reisekostenrichtlinie. Bei Sonderfällen hilft dir deine Steuerberatung weiter. Stand: Oktober 2026.

Häufige Fragen zur Kilometerpauschale Dienstreise

Wie hoch ist die Kilometerpauschale Dienstreise 2026?

Für Fahrten mit dem eigenen Pkw beträgt die Pauschale 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer, für Motorräder und Motorroller 0,20 Euro. Gezählt werden Hin- und Rückfahrt. Die Sätze ergeben sich aus dem Einkommensteuergesetz in Verbindung mit dem Bundesreisekostengesetz und gelten nach Stand Oktober 2026 unverändert.

Was ist der Unterschied zur Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale gilt nur für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und beträgt seit 2026 0,38 Euro je Entfernungskilometer, also nur für die einfache Strecke. Die Dienstreisepauschale gilt für Auswärtstätigkeiten und zählt jeden gefahrenen Kilometer. Zudem darf der Arbeitgeber nur Reisekosten steuerfrei erstatten.

Welche Kosten darf ich zusätzlich zur Pauschale absetzen?

Zusätzlich absetzbar sind Parkgebühren, Maut, Vignetten, Fährkosten sowie Unfallkosten auf einer beruflichen Fahrt, soweit keine Versicherung zahlt. Nicht zusätzlich absetzbar sind Kraftstoff, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung oder Leasingraten, denn diese Kosten sind mit den 30 Cent pro Kilometer bereits pauschal abgegolten.

Wer darf die Pauschale nutzen?

Arbeitnehmer setzen sie als Werbungskosten an, wenn der Arbeitgeber nicht erstattet. Arbeitgeber dürfen bis 0,30 Euro je Kilometer steuerfrei erstatten. Selbstständige und Freiberufler, die ein privates Fahrzeug betrieblich nutzen, ziehen den Betrag als Betriebsausgabe ab. Für Firmenwagen gilt die Pauschale dagegen nicht, weil das Unternehmen die Kosten trägt.

Wann lohnt sich ein individueller Kilometersatz?

Ein individueller Satz lohnt sich, wenn dein Fahrzeug deutlich mehr als 30 Cent pro Kilometer kostet, etwa bei hoher Abschreibung eines neuen Autos oder geringer Jahresfahrleistung. Du ermittelst dafür die Gesamtkosten über zwölf Monate und teilst sie durch alle gefahrenen Kilometer. Die Belege musst du vollständig aufbewahren.

Foto: Samuele Errico Piccarini / Unsplash