Lohnsteuer-Nachschau: Wenn das Finanzamt unangekündigt klingelt
Bei einer Lohnsteuer-Nachschau stehen Prüfer ohne Ankündigung im Betrieb. Hier erfährst du, was sie dürfen, was du vorlegen musst und wie du mit einem Notfallplan gelassen bleibst.
Dienstagmorgen, 9:15 Uhr: Zwei Personen stehen am Empfang, zeigen einen Dienstausweis des Finanzamts und möchten die Geschäftsführung sprechen. Eine Ankündigung gab es nicht. Was nach Krimi klingt, ist eine ganz normale Lohnsteuer-Nachschau. Das Finanzamt darf sie seit 2013 jederzeit während der üblichen Geschäftszeiten durchführen.
Viele Arbeitgeber erfahren erst im Ernstfall, was die Prüfer dürfen und was nicht. Das führt zu Unsicherheit am Empfang, zu vorschnellen Aussagen und manchmal zu unnötigem Ärger. In diesem Beitrag erfährst du, wie die Nachschau abläuft, welche Rechte und Pflichten du hast und wie du dein Team mit einem einfachen Notfallplan vorbereitest.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Lohnsteuer-Nachschau?
Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein besonderes Verfahren nach § 42g Einkommensteuergesetz. Mitarbeitende des Finanzamts prüfen dabei ohne vorherige Ankündigung, ob du als Arbeitgeber die Lohnsteuer richtig einbehältst und abführst. Sie ist keine Außenprüfung, sondern eine zeitnahe Momentaufnahme vor Ort, die aber in eine Außenprüfung übergehen kann.
Der Gesetzgeber hat das Instrument geschaffen, um Sachverhalte schnell und unmittelbar aufzuklären. Typische Fragen der Prüfer: Wer arbeitet hier gerade? Sind alle Beschäftigten angemeldet? Werden Aushilfen korrekt abgerechnet? Stimmen die Angaben in der Lohnabrechnung mit dem überein, was im Betrieb tatsächlich passiert?
Ergänzende Hinweise zur Durchführung hat das Bundesfinanzministerium in einem Anwendungsschreiben aus dem Jahr 2014 veröffentlicht. Es regelt unter anderem, wie sich die Prüfer ausweisen, welche Unterlagen sie einsehen dürfen und wie der Übergang zur Außenprüfung abläuft.
Wen die Nachschau treffen kann
Betroffen sein kann jeder Arbeitgeber, unabhängig von Größe und Rechtsform: der Handwerksbetrieb mit drei Angestellten ebenso wie die GmbH mit 200 Beschäftigten. Auch wer nur eine einzige Aushilfe beschäftigt, ist Arbeitgeber im steuerlichen Sinn. Entscheidend ist allein, dass du Arbeitslohn zahlst und deshalb Lohnsteuer einbehalten musst.
Der Hintergrund ist die Arbeitgeberhaftung: Nach § 42d EStG haftest du für die Lohnsteuer, die du einzubehalten und abzuführen hast. Stellt das Finanzamt Fehler fest, wendet es sich deshalb zuerst an dich und nicht an deine Beschäftigten.
Wann und warum das Finanzamt kommt
Eine Lohnsteuer-Nachschau braucht keinen konkreten Verdacht. Das Finanzamt kann sie stichprobenartig ansetzen oder gezielt einsetzen, wenn es Hinweise auf Unstimmigkeiten gibt. In der Praxis stehen bestimmte Branchen und Konstellationen häufiger im Fokus als andere.
Typische Anlässe
- Branchen mit vielen Aushilfen wie Gastronomie, Einzelhandel, Bau, Reinigung oder Logistik
- Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen, bei denen Grenzen leicht überschritten werden
- Freie Mitarbeitende, bei denen eine verdeckte Arbeitnehmertätigkeit im Raum steht
- Auffällige Lohnsteuer-Anmeldungen, etwa stark schwankende Beträge oder plötzliche Nullmeldungen
- Hinweise Dritter, zum Beispiel aus anderen Prüfungen oder Kontrollmitteilungen
Besonders heikel ist die Abgrenzung zwischen freier Mitarbeit und Anstellung. Wenn Personen wie Angestellte arbeiten, aber auf Rechnung bezahlt werden, kann neben der Lohnsteuer auch die Sozialversicherung nachfordern. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag Scheinselbstständigkeit vermeiden.
Zu welchen Zeiten die Prüfer erscheinen dürfen
Die Prüfer dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten kommen. Arbeitet dein Betrieb in Schichten, am Abend oder am Wochenende, zählen diese Zeiten ebenfalls dazu. Sie dürfen Grundstücke und Räume betreten, in denen eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Wohnräume dürfen sie gegen deinen Willen nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten.
Lohnsteuer-Nachschau, Außenprüfung und andere Kontrollen im Vergleich
Im Alltag verwechseln Unternehmer die Lohnsteuer-Nachschau gern mit anderen Prüfungen. Die Unterschiede sind aber wichtig, weil sie deine Rechte und den Ablauf bestimmen.
| Kontrolle | Rechtsgrundlage | Ankündigung | Schwerpunkt |
|---|---|---|---|
| Lohnsteuer-Nachschau | § 42g EStG | Nein | Aktuelle Lohnsteuersachverhalte vor Ort |
| Lohnsteuer-Außenprüfung | § 42f EStG, §§ 193 ff. AO | Ja, schriftliche Prüfungsanordnung | Lohnsteuer mehrerer Jahre im Detail |
| Kassen-Nachschau | § 146b AO | Nein | Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung |
| Umsatzsteuer-Nachschau | § 27b UStG | Nein | Umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte |
| Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit | Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz | Nein | Schwarzarbeit, Mindestlohn, Sozialversicherung (Zoll) |
Wichtig: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit gehört zum Zoll, nicht zum Finanzamt. Ihre Beamten kontrollieren etwa Mindestlohn und Anmeldungen zur Sozialversicherung und treten oft mit größeren Teams auf. Die Lohnsteuer-Nachschau ist dagegen meist ein Termin mit ein oder zwei Personen.
Ablauf: Was bei einer Lohnsteuer-Nachschau passiert
Jede Nachschau ist etwas anders, doch der Ablauf folgt meist demselben Muster. Wenn du und dein Team ihn kennt, bleibt die Situation ruhig und sachlich.
- Ausweis: Die Prüfer stellen sich vor und weisen sich mit einem Dienstausweis aus. Lass dir den Ausweis zeigen und notiere Namen und Dienststelle.
- Gespräch mit der Geschäftsführung: Sie erklären den Anlass in groben Zügen und bitten um einen Ansprechpartner.
- Begehung: Die Prüfer verschaffen sich einen Überblick, wer im Betrieb arbeitet. Sie können dabei Beschäftigte nach Namen und Art ihrer Tätigkeit fragen.
- Unterlagen: Sie verlangen Einsicht in Lohnkonten, Arbeitsverträge, Stundenzettel oder Abrechnungen für bestimmte Personen oder Zeiträume.
- Abschluss: Ergibt sich nichts, endet die Nachschau oft nach wenigen Stunden. Bei Auffälligkeiten kann das Finanzamt zur Außenprüfung übergehen.
Der Übergang zur Außenprüfung
Der vielleicht wichtigste Punkt: Das Finanzamt darf ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt in eine Lohnsteuer-Außenprüfung wechseln, wenn die Feststellungen das rechtfertigen. Es muss dich darauf aber schriftlich hinweisen. Ab diesem Moment gelten die Regeln der Außenprüfung, mit umfangreicherem Prüfungszeitraum und Prüfungsbericht.
Die Nachschau selbst ist dagegen keine Außenprüfung. Das hat Folgen: Die besonderen Schutzwirkungen einer abgeschlossenen Außenprüfung, etwa die erschwerte Änderung von Steuerbescheiden, greifen nach einer reinen Nachschau nicht.
Was nach der Nachschau kommt
Eine reine Nachschau endet ohne förmlichen Prüfungsbericht. Haben die Prüfer nichts beanstandet, hörst du in der Regel nichts mehr. Stellen sie dagegen fest, dass zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde, kann das Finanzamt die Steuer per Haftungsbescheid oder Nachforderungsbescheid von dir fordern.
Gegen solche Bescheide kannst du innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Prüfe mit deiner Steuerberatung, ob die Feststellungen stimmen und ob eine Pauschalierung oder eine Rückforderung bei den Beschäftigten möglich ist. Oft lassen sich die Folgen deutlich abmildern, wenn du sachlich und zügig reagierst.
Deine Pflichten und Rechte als Arbeitgeber
Bei einer Lohnsteuer-Nachschau hast du klare Mitwirkungspflichten. Gleichzeitig musst du nicht alles hinnehmen. Die Balance aus Kooperation und Sorgfalt schützt dich am besten.
Was du tun musst
- Den Prüfern während der Geschäftszeiten Zutritt zu Geschäftsräumen gewähren
- Auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere vorlegen, soweit sie die geprüften Sachverhalte betreffen
- Auskünfte erteilen, die zur Aufklärung zweckdienlich sind
- Hinnehmen, dass angetroffene Beschäftigte Angaben zu ihrer Person und ihrem Beschäftigungsverhältnis machen müssen
Was du darfst
- Den Dienstausweis prüfen und dir Namen und Dienststelle notieren
- Deine Steuerberatung telefonisch hinzuziehen und um kurze Wartezeit bitten
- Fragen zum Umfang und Anlass der Nachschau stellen
- Auskünfte zu Sachverhalten zurückstellen, die du erst klären musst, statt zu spekulieren
- Kopien oder eine Liste der eingesehenen Unterlagen anfertigen
Vermeide unbedingt, Unterlagen zurückzuhalten oder Beschäftigte zu beeinflussen. Das wirkt wie Verschleierung und kann den Übergang zur Außenprüfung beschleunigen. Ehrlich zu sagen „Das muss ich nachsehen und reiche es nach“ ist dagegen völlig in Ordnung.
Selbstanzeige ist gesperrt
Ein Punkt, den viele übersehen: Sobald die Prüfer zur Lohnsteuer-Nachschau erschienen sind und sich ausgewiesen haben, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für die betroffenen Steuern gesperrt. Wer weiß oder vermutet, dass in der Vergangenheit etwas schiefgelaufen ist, sollte deshalb frühzeitig mit der Steuerberatung sprechen und Fehler korrigieren, bevor jemand vor der Tür steht.
Typische Schwachstellen in der Lohnabrechnung
Die Prüfer schauen dort genauer hin, wo erfahrungsgemäß Fehler passieren. Wenn du diese Punkte vorab prüfst, ist jede Nachschau halb so wild.
- Minijobs: Wird die Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat (Stand 2026) dauerhaft eingehalten, und sind gelegentliche Überschreitungen dokumentiert?
- Kurzfristige Beschäftigung: Sind die Zeitgrenzen eingehalten und ist die Berufsmäßigkeit geprüft?
- Sachbezüge: Gutscheine, Tankkarten oder Jobtickets müssen korrekt bewertet und gegebenenfalls versteuert sein.
- Firmenwagen: Ist die private Nutzung richtig erfasst, mit Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch? Details findest du in unserem Beitrag Dienstwagen versteuern.
- Reisekosten: Steuerfreie Erstattungen von Fahrtkosten und Verpflegung brauchen saubere Nachweise. Was beim Verpflegungsmehraufwand gilt, erklären wir separat.
- Geschenke und Feiern: Freigrenzen bei Aufmerksamkeiten und Freibeträge bei Betriebsveranstaltungen werden oft falsch angewandt.
- Pauschalierungen: Wer Lohnbestandteile pauschal versteuert, muss die Voraussetzungen dafür belegen können. Fehlen sie, fällt die Pauschalierung weg.
Rechenbeispiel: Was ein kleiner Fehler kostet
Angenommen, dein Betrieb zahlt drei Aushilfen jeden Monat zusätzlich zum Minijob-Lohn einen Tankgutschein über 60 Euro. Die monatliche Sachbezugsfreigrenze liegt bei 50 Euro. Wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
Über zwei Jahre summiert sich das auf 4.320 Euro Sachbezüge (3 Personen x 60 Euro x 24 Monate), die nachträglich lohnsteuerlich zu erfassen sind. Hinzu kommen mögliche Auswirkungen auf den Minijob-Status, wenn die Verdienstgrenze dadurch überschritten wird. Ein vermeintlich kleines Extra kann so eine Kettenreaktion auslösen, die mit 50-Euro-Gutscheinen nie entstanden wäre.
Notfallplan: So bereitest du deinen Betrieb vor
Die beste Vorbereitung auf eine Lohnsteuer-Nachschau ist ein kurzer, schriftlicher Ablauf, den alle kennen, die am Empfang oder in der Verwaltung sitzen. Er nimmt Stress aus der Situation und verhindert vorschnelle Aussagen.
Checkliste für den Ernstfall
- Ansprechpartner festlegen: Wer empfängt die Prüfer, wenn die Geschäftsführung nicht da ist? Benenne eine Vertretung.
- Telefonnummern hinterlegen: Steuerberatung und Lohnbüro mit Durchwahl und Mobilnummer am Empfang griffbereit.
- Raum vorbereiten: Ein Besprechungsraum, in dem die Prüfer ungestört arbeiten können, abseits des Kundenbetriebs.
- Unterlagen ordnen: Lohnkonten, Arbeitsverträge, Stundenaufzeichnungen und Belege für Sachbezüge geordnet und schnell auffindbar.
- Team informieren: Beschäftigte wissen, dass sie wahrheitsgemäß antworten, aber keine Vermutungen über Lohnfragen anstellen müssen.
- Protokoll führen: Uhrzeit, Namen, eingesehene Unterlagen und gestellte Fragen notieren.
- Nachbereitung: Mit der Steuerberatung besprechen, ob Korrekturen nötig sind, und Nachreichungen fristgerecht erledigen.
Digitale Lohnunterlagen griffbereit halten
In vielen Betrieben liegt die Lohnabrechnung nicht mehr im Haus, sondern bei einem externen Lohnbüro oder der Steuerkanzlei. Das ist völlig legitim, kann bei einer Nachschau aber zu Verzögerungen führen. Kläre deshalb vorab, wie du schnell an Lohnkonten und Abrechnungen kommst.
Praktisch ist ein Lesezugriff auf das Abrechnungsportal oder ein monatlicher Export der wichtigsten Auswertungen in einen geschützten Ordner. Lege dort auch Arbeitsverträge, Nachweise zu Sachbezügen und Stundenaufzeichnungen ab. So kannst du Unterlagen innerhalb von Minuten zeigen, statt Prüfer auf den nächsten Tag zu vertrösten.
Wer die Stundenaufzeichnungen ohnehin sauber führt, hat hier einen Vorteil. Nicht nur bei der Lohnsteuer, auch bei Mindestlohnkontrollen ist eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten Gold wert. Halte außerdem die Aufbewahrungsfristen ein, damit ältere Unterlagen im Fall eines Übergangs zur Außenprüfung verfügbar sind.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen Überblick nach dem Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Aktuelle Verwaltungsanweisungen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium.
Fazit: Lohnsteuer-Nachschau gelassen meistern
Die Lohnsteuer-Nachschau ist kein Grund zur Panik, aber ein guter Anlass, die eigene Lohnabrechnung kritisch anzuschauen. Die Prüfer kommen unangekündigt, dürfen Unterlagen einsehen und Fragen stellen, und sie können bei Auffälligkeiten direkt zur Außenprüfung übergehen. Wer vorbereitet ist, kooperiert sachlich und behält die Kontrolle.
Deine Handlungsempfehlung: Erstelle diese Woche einen einseitigen Notfallplan mit Ansprechpartnern und Telefonnummern, prüfe Minijobs, Sachbezüge und Firmenwagen auf typische Fehler und lass offene Fragen von deiner Steuerberatung klären. So wird aus dem Überraschungsbesuch ein Routinetermin.
Häufige Fragen zur Lohnsteuer-Nachschau
Was ist eine Lohnsteuer-Nachschau?
Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein besonderes Verfahren nach § 42g EStG. Mitarbeitende des Finanzamts prüfen dabei ohne vorherige Ankündigung, ob ein Arbeitgeber die Lohnsteuer richtig einbehält und abführt. Sie ist keine Außenprüfung, sondern eine kurze Momentaufnahme vor Ort, die aber in eine Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen kann.
Wann darf das Finanzamt zur Lohnsteuer-Nachschau kommen?
Die Prüfer dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erscheinen. Eine Ankündigung ist nicht nötig. Arbeitet dein Betrieb in Schichten oder am Wochenende, können auch diese Zeiten betroffen sein. Privaträume dürfen gegen deinen Willen grundsätzlich nur zur Verhütung dringender Gefahren betreten werden.
Welche Unterlagen muss ich bei der Nachschau vorlegen?
Auf Verlangen musst du Lohn- und Gehaltsunterlagen, Lohnkonten, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen, soweit sie die geprüften Sachverhalte betreffen. Außerdem musst du Auskünfte erteilen. Beschäftigte, die angetroffen werden, müssen Angaben zu ihrem Beschäftigungsverhältnis machen.
Wie unterscheidet sich die Nachschau von einer Lohnsteuer-Außenprüfung?
Die Außenprüfung wird schriftlich angekündigt, umfasst meist mehrere Jahre und endet mit einem Prüfungsbericht. Die Nachschau kommt unangemeldet, ist auf aktuelle Sachverhalte gerichtet und dauert oft nur wenige Stunden. Ergeben sich Auffälligkeiten, kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen, muss darauf aber schriftlich hinweisen.
Kann ich während der Lohnsteuer-Nachschau noch eine Selbstanzeige abgeben?
Nein. Sobald Amtsträger zur Lohnsteuer-Nachschau erschienen sind und sich ausgewiesen haben, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für die betroffenen Steuern gesperrt. Wer Fehler in der Vergangenheit vermutet, sollte deshalb frühzeitig mit seiner Steuerberatung sprechen und Korrekturen vornehmen, bevor ein Prüfer vor der Tür steht.
Foto: Anastassia Anufrieva / Unsplash
