Bewirtungsbeleg: So setzt du Geschäftsessen sicher von der Steuer ab

Ein Geschäftsessen ist schnell bezahlt, der passende Bewirtungsbeleg dagegen oft vergessen oder unvollständig. Genau das wird in Betriebsprüfungen regelmäßig zum Problem: Fehlen Angaben, streicht das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug, im Zweifel für mehrere Jahre rückwirkend.

Dabei sind die Regeln überschaubar. Wer weiß, welche Angaben Pflicht sind, wie die 70-Prozent-Regel funktioniert und was bei Umsatzsteuer und Kassenbelegen gilt, braucht pro Essen nur wenige Minuten.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie ein korrekter Bewirtungsbeleg aussieht, welche Sonderfälle es gibt, was sich 2026 bei der Umsatzsteuer in der Gastronomie geändert hat und wie du digitale Belege rechtssicher ablegst. Stand: Oktober 2026.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist der Nachweis, mit dem du Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern steuerlich geltend machst. Er besteht aus der Restaurantrechnung und deinen Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmenden, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Nur mit vollständigem Beleg kannst du 70 Prozent der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe abziehen.

Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes. Den Wortlaut findest du bei Gesetze im Internet. Die Vorschrift gilt für Einzelunternehmer, Freiberufler und Kapitalgesellschaften gleichermaßen.

Pflichtangaben: Was auf den Bewirtungsbeleg gehört

Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn sie angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen sind. Für den Nachweis brauchst du zwei Bausteine: die Rechnung des Restaurants und deine eigenen Angaben. Viele Betriebe nutzen dafür ein Formular oder die Rückseite der Rechnung.

Angabe	Wer liefert sie?	Hinweis
Name und Anschrift der Gaststätte	Restaurant	Steht auf der Rechnung
Tag der Bewirtung	Restaurant	Datum der Rechnung
Speisen und Getränke einzeln	Restaurant	„Speisen und Getränke“ als Sammelposten reicht nicht
Rechnungsbetrag mit Steuersatz	Restaurant	Getrennt nach 7 und 19 Prozent
Name des Bewirtenden	Restaurant	Pflicht bei Rechnungen über 250 Euro
Teilnehmende	Du	Alle Personen, auch du selbst und Mitarbeitende
Anlass	Du	Konkret, nicht nur „Geschäftsessen“
Trinkgeld	Du oder Restaurant	Am besten vom Restaurant quittieren lassen
Unterschrift	Du	In der Praxis üblich und von Prüfern erwartet

Den Anlass richtig formulieren

Der häufigste Fehler steckt im Feld Anlass. Allgemeine Begriffe wie „Geschäftsessen“, „Arbeitsgespräch“ oder „Kundenpflege“ erkennen Prüfer in der Regel nicht an. Sie wollen sehen, welcher konkrete geschäftliche Zweck dahintersteht.

Besser sind Formulierungen wie diese:

• „Verhandlung Rahmenvertrag Wartung 2027 mit Firma X“
• „Projektabschluss Umbau Lager, Abstimmung Folgeauftrag“
• „Erstgespräch über Lieferung von Verpackungsmaterial“
• „Abstimmung Messeauftritt mit Vertriebspartner Y“

Ein guter Test: Könnte ein Außenstehender anhand deiner Angabe nachvollziehen, welches Geschäft du anbahnen oder pflegen wolltest? Wenn ja, ist der Anlass ausreichend konkret. Ein präziser Satz genügt in den meisten Fällen.

Teilnehmende vollständig erfassen

Notiere alle Personen mit Namen, die am Essen teilgenommen haben. Dazu gehörst du selbst als Gastgeber und alle Mitarbeitenden deines Unternehmens. Bei größeren Runden empfiehlt sich eine angehängte Teilnehmerliste. Die Angabe „Team Vertrieb und Kunden“ genügt nicht.

Muster für einen vollständigen Bewirtungsbeleg

So könnten deine Angaben auf dem Bewirtungsbeleg zu einer Restaurantrechnung aussehen. Die Namen sind Platzhalter:

• Tag der Bewirtung: 14. September 2026
• Ort: Restaurant laut beigefügter Rechnung
• Teilnehmende: Anna Beispiel (Gastgeberin, Geschäftsführung), Tom Muster (Vertrieb), Lena Kunde und Jan Einkauf (Firma X GmbH)
• Anlass: Verhandlung Rahmenvertrag Wartung 2027
• Höhe der Aufwendungen: 221,20 Euro laut Rechnung zuzüglich 20,00 Euro Trinkgeld
• Unterschrift: Anna Beispiel

Mit diesem Aufbau beantwortet dein Bewirtungsbeleg alle Fragen, die ein Prüfer stellen wird: Wer war dabei, warum, wann, wo und zu welchen Kosten?

70 oder 100 Prozent: Geschäftliche und interne Bewirtung

Nicht jede Bewirtung fällt unter die 70-Prozent-Regel. Entscheidend ist, wen du bewirtest und aus welchem Anlass. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Fälle:

Situation	Abzug als Betriebsausgabe	Bewirtungsbeleg nötig?
Essen mit Kunden oder Geschäftspartnern	70 Prozent der Nettokosten	Ja
Mitarbeitende nehmen am Kundenessen teil	70 Prozent, auch für den Anteil der Mitarbeitenden	Ja
Arbeitsessen nur mit eigenen Mitarbeitenden	Grundsätzlich 100 Prozent, lohnsteuerliche Regeln beachten	Nachweis des betrieblichen Anlasses
Kaffee, Wasser und Kekse in einer Besprechung	100 Prozent als übliche Aufmerksamkeit	Nein, normaler Kaufbeleg
Essen mit Freunden oder Familie	Kein Abzug	Nicht relevant, private Kosten

Bei Feiern für die Belegschaft wie Sommerfest oder Weihnachtsfeier greifen die Regeln für Betriebsveranstaltungen mit eigenem Freibetrag. Diese Kosten laufen nicht über den klassischen Bewirtungsbeleg.

Arbeitsessen mit Mitarbeitenden richtig einordnen

Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeitende, greift die 70-Prozent-Kürzung nicht. Die Kosten sind grundsätzlich voll abziehbar. Lohnsteuerlich bleibt ein Arbeitsessen aus außergewöhnlichem Anlass, etwa während eines langen Projekttermins, für Mitarbeitende steuerfrei, wenn der Wert pro Person 60 Euro nicht übersteigt.

Regelmäßige Mahlzeiten ohne besonderen Anlass sind dagegen in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dokumentiere deshalb auch bei internen Essen den betrieblichen Anlass und die Teilnehmenden.

Was bedeutet angemessen?

Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Das Finanzamt beurteilt die Angemessenheit nach der allgemeinen Verkehrsauffassung, also nach Branche, Größe deines Unternehmens und Bedeutung des Geschäftskontakts. Ein Essen für 80 Euro pro Person mit einem wichtigen Großkunden ist unauffällig. Regelmäßige Luxusbewirtungen bei kleinen Umsätzen ziehen dagegen Fragen nach sich.

Mit Geschäftsessen eng verwandt sind Geschenke an Kunden. Welche Grenzen dort gelten, erklärt unser Beitrag Werbegeschenke steuerlich absetzen.

Umsatzsteuer und Vorsteuer bei Bewirtungen

Bei der Umsatzsteuer gilt eine angenehme Besonderheit: Die Vorsteuer aus angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten darfst du in voller Höhe abziehen. Die Kürzung auf 70 Prozent betrifft nur die Ertragsteuer. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung und ein vollständiger Bewirtungsbeleg.

Neue Steuersätze in der Gastronomie seit 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in Restaurants dauerhaft wieder der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Getränke unterliegen weiterhin 19 Prozent. Auf deiner Restaurantrechnung siehst du deshalb in der Regel zwei Steuersätze, die du in der Buchhaltung getrennt erfassen musst.

Die 250-Euro-Grenze

Bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung ohne Namen deines Unternehmens. Liegt der Betrag darüber, muss die Rechnung Namen und Anschrift deines Unternehmens als Leistungsempfänger enthalten. Sonst fällt der Vorsteuerabzug weg. Was eine Kleinbetragsrechnung sonst enthalten muss, liest du im Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.

Kassenbelege mit TSE

Restaurants mit elektronischer Kasse müssen ihre Umsätze über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss die Rechnung für Bewirtungen seit 2023 die Angaben dieser Sicherheitseinrichtung enthalten, etwa Transaktionsnummer und Seriennummer. Prüfe das beim Bezahlen kurz. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt den Abzug verweigern.

Bewirtungsbeleg und E-Rechnung

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand wird schrittweise eingeführt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind davon ausgenommen. Bei größeren Bewirtungen, etwa einem Kundenevent mit Catering, kann dich künftig eine E-Rechnung erreichen. Plane dann, wie du Anlass und Teilnehmende digital mit dieser Rechnung verknüpfst. Was sich insgesamt ändert, zeigt unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.

Rechenbeispiel: Was dir ein Geschäftsessen steuerlich bringt

Du lädst zwei Kunden zu einem Abendessen ein. Die Rechnung weist folgende Beträge aus:

• Speisen netto 140,00 Euro zuzüglich 7 Prozent Umsatzsteuer (9,80 Euro)
• Getränke netto 60,00 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (11,40 Euro)
• Rechnungsbetrag brutto: 221,20 Euro
• Trinkgeld: 20,00 Euro, vom Restaurant auf der Rechnung quittiert

So sieht die steuerliche Behandlung aus:

Position	Betrag
Nettokosten inklusive Trinkgeld	220,00 Euro
Davon abziehbar (70 Prozent)	154,00 Euro
Nicht abziehbar (30 Prozent)	66,00 Euro
Vorsteuer, voll erstattungsfähig	21,20 Euro

Das Trinkgeld enthält keine Umsatzsteuer und zählt vollständig zu den Nettokosten. Die nicht abziehbaren 66 Euro buchst du auf ein eigenes Konto, damit sie bei der Gewinnermittlung außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet werden. Da die Rechnung unter 250 Euro liegt, ist der Vorsteuerabzug auch ohne Firmenname möglich.

Bei einer angenommenen Steuerbelastung von 40 Prozent auf deinen Gewinn sparst du durch die abziehbaren 154 Euro rund 62 Euro Steuern. Hinzu kommen die 21,20 Euro Vorsteuer, die dir das Finanzamt erstattet.

Digitaler Bewirtungsbeleg und Aufbewahrung

Papierbelege sind nicht mehr Pflicht. Die Finanzverwaltung akzeptiert digitale und digitalisierte Bewirtungsbelege, wenn sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form, kurz GoBD, erfüllen. Das betrifft vor allem Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und zeitnahe Erfassung.

In der Praxis funktioniert das so:

1. Du fotografierst die Rechnung direkt nach dem Essen mit einer Beleg-App oder der App deines Buchhaltungsprogramms.
2. Du ergänzt Anlass und Teilnehmende zeitnah im digitalen Formular.
3. Du gibst den Beleg elektronisch frei, etwa über einen dokumentierten Freigabeprozess.
4. Das System archiviert Rechnung und Angaben unveränderbar und verknüpft sie mit der Buchung.

Kläre mit deiner Steuerberatung, ob dein Prozess die Anforderungen erfüllt, insbesondere bei der elektronischen Unterschrift. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Aktuelle Schreiben der Finanzverwaltung zu Bewirtungsaufwendungen findest du beim Bundesfinanzministerium.

Getrennt buchen ist Pflicht

Ein oft unterschätztes Detail: Bewirtungsaufwendungen müssen nach § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Lege dafür eigene Konten an, jeweils für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil. Wer Bewirtungskosten auf ein allgemeines Konto bucht, riskiert den vollständigen Verlust des Abzugs.

Typische Fehler beim Bewirtungsbeleg

In Betriebsprüfungen tauchen immer wieder dieselben Schwachstellen auf. Mit dieser Checkliste prüfst du jeden Bewirtungsbeleg in unter einer Minute:

• Anlass zu allgemein: „Geschäftsessen“ reicht nicht, nenne Projekt oder Thema.
• Teilnehmende unvollständig: Gastgeber und Mitarbeitende fehlen häufig.
• Nur Kartenbeleg: Der Zahlungsbeleg der Kartenzahlung ersetzt keine Rechnung.
• Keine Einzelposten: Speisen und Getränke müssen einzeln aufgeführt sein.
• TSE-Angaben fehlen: Bei elektronischen Kassen gehören sie auf die Rechnung.
• Firmenname fehlt über 250 Euro: Der Vorsteuerabzug ist dann nicht möglich.
• Trinkgeld ohne Nachweis: Lass es auf der Rechnung quittieren.
• Verzögerte Erfassung: Wer Angaben erst Monate später ergänzt, hat oft Lücken.

Was in der Betriebsprüfung passiert

Prüfer sehen sich Bewirtungskosten gern stichprobenartig an, weil hier häufig Fehler stecken. Ist ein Bewirtungsbeleg unvollständig, streicht das Finanzamt in der Regel den Abzug für die gesamte Bewirtung, nicht nur für den fehlerhaften Teil. Hinzu kommen gegebenenfalls Nachzahlungszinsen.

Nachträgliche Ergänzungen, die erst Jahre später während der Prüfung entstehen, wirken wenig glaubwürdig und werden nicht immer anerkannt. Ein sauberer Prozess im Alltag ist deshalb die beste Absicherung.

Sonderfall: Bewirtung im eigenen Betrieb

Bewirtest du Geschäftspartner in deinen eigenen Räumen, etwa mit einem Catering im Besprechungsraum, gelten dieselben Regeln. Statt der Restaurantrechnung dienen die Rechnungen für Catering oder Lebensmittel als Grundlage. Ergänze wie gewohnt Anlass und Teilnehmende. Bewirtungen in deiner Privatwohnung sieht das Finanzamt dagegen kritisch, weil die Abgrenzung zum privaten Anlass schwierig ist.

Bewirtung auf Reisen und im Ausland

Auch im Ausland brauchst du einen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmenden. Ausländische Rechnungen müssen nicht den deutschen Formvorschriften entsprechen, sollten aber Ort, Datum und Betrag klar erkennen lassen. Eine Vorsteuer kannst du aus ausländischen Rechnungen nicht über deine deutsche Umsatzsteuererklärung ziehen. Dafür gibt es gesonderte Vergütungsverfahren.

Fazit: Mit Routine zum sicheren Bewirtungsbeleg

Der Bewirtungsbeleg ist kein bürokratisches Hexenwerk, sondern eine Frage der Routine. Wer Rechnung und Angaben direkt nach dem Essen erfasst, sichert sich 70 Prozent Betriebsausgabenabzug und die volle Vorsteuer. Wer schludert, verschenkt bares Geld und liefert Prüfern unnötige Angriffsflächen.

Gerade in Teams mit mehreren Vertriebsmitarbeitenden lohnt sich eine kurze interne Richtlinie. Sie legt fest, wer Kunden einladen darf, welcher Rahmen pro Person angemessen ist und bis wann Belege in der Buchhaltung sein müssen. So entsteht ein einheitlicher Standard, der Rückfragen und Korrekturen spart.

Deine Handlungsempfehlung:

1. Lege ein einheitliches Formular oder eine Beleg-App für dein ganzes Team fest.
2. Prüfe jede Restaurantrechnung beim Bezahlen auf Einzelposten, TSE-Angaben und gegebenenfalls Firmennamen.
3. Ergänze Anlass und Teilnehmende noch am selben Tag.
4. Richte in der Buchhaltung getrennte Konten für abziehbare und nicht abziehbare Bewirtungskosten ein.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei Sonderfällen, etwa gemischten Veranstaltungen oder hohen Bewirtungsbudgets, lohnt sich ein kurzer Abgleich mit deiner Kanzlei.

Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Der Bewirtungsbeleg enthält Ort und Tag der Bewirtung, die Namen aller Teilnehmenden einschließlich des Gastgebers, den konkreten Anlass und die Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung im Restaurant fügst du die maschinell erstellte Rechnung bei und ergänzt Anlass und Teilnehmer. In der Praxis unterschreibt der Gastgeber die Angaben.

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten kann ich absetzen?

Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten sind 70 Prozent der angemessenen Nettokosten als Betriebsausgabe abziehbar. Die Vorsteuer kannst du dagegen in voller Höhe geltend machen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeitende, etwa bei einem Arbeitsessen, gilt die Kürzung auf 70 Prozent nicht.

Welche Rechnung brauche ich bei Beträgen über 250 Euro?

Ab einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro brutto muss die Restaurantrechnung Namen und Anschrift deines Unternehmens enthalten, damit du die Vorsteuer abziehen kannst. Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung. Bitte deshalb schon beim Bezahlen darum, die Firmendaten auf der Rechnung zu erfassen, oder kläre dies vorab bei Reservierung.

Wann ist eine handschriftliche Restaurantquittung ausreichend?

Nutzt das Restaurant ein elektronisches Kassensystem, erwartet die Finanzverwaltung eine maschinell erstellte Rechnung mit den Angaben der technischen Sicherheitseinrichtung. Eine handschriftliche Quittung reicht nur in Ausnahmefällen, etwa bei einem Kassenausfall oder wenn der Betrieb kein elektronisches Kassensystem verwendet. Halte den Grund in solchen Fällen schriftlich fest.

Warum müssen Bewirtungskosten getrennt gebucht werden?

Das Einkommensteuergesetz verlangt, dass Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Buchst du sie gemeinsam mit anderen Kosten, etwa auf einem allgemeinen Reisekostenkonto, kann das Finanzamt den Abzug vollständig versagen. Ein eigenes Konto für Bewirtungskosten in deiner Buchhaltung löst das Problem zuverlässig.

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